Do 30 września pracownik powinien rozpocząć wykorzystanie dni urlopu, które przeszły z poprzedniego roku. Przepis ten wynika z art. 168 Kodeksu pracy i dotyczy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów lub w indywidualnych ustaleniach. Przepisy odnoszą się do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
Urlop, którego pracownik nie wykorzystał w roku, za który przysługiwał, staje się urlopem zaległym i powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku. Za zachowany termin uważa się rozpoczęcie wypoczynku przed upływem tego dnia. Urlop nie wygasa automatycznie po 30 września; roszczenie o jego udzielenie przedawnia się co do zasady po trzech latach od dnia, w którym urlop stał się wymagalny.
Czy pracodawca może wyznaczyć termin urlopu bez zgody pracownika?
Pracodawca odpowiada za udzielenie zaległego urlopu w ustawowym terminie. Gdy pracownik nie ustali terminu samodzielnie, pracodawca może jednostronnie wyznaczyć datę rozpoczęcia urlopu. Taka możliwość obejmuje również sytuacje, gdy zatrudniony nie chce skorzystać z dni wolnych. W okresie wypowiedzenia pracodawca może nakazać wykorzystanie zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego; jeśli nie będzie to możliwe przed końcem zatrudnienia, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny.
Jakie są konsekwencje nieudzielenia zaległego urlopu i zasady ekwiwalentu?
Nieudzielenie zaległego urlopu w terminie, z winy pracodawcy, może stanowić wykroczenie przeciw prawom pracownika i podlegać karze pieniężnej w wysokości 1 000–30 000 zł. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje zasadniczo dopiero w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Od 27 stycznia 2026 r. obowiązuje przepis określający, że wypłata ekwiwalentu następuje w terminie wypłaty wynagrodzenia, ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy, co zwykle oznacza wypłatę razem z ostatnim wynagrodzeniem.
Urlop nie może rozpocząć się w czasie niezdolności do pracy z powodu choroby. W razie choroby termin wykorzystania zaległego urlopu ulega przesunięciu i po zakończeniu niezdolności do pracy urlop powinien zostać udzielony w innym terminie. Wymiar urlopu zależy od stażu pracy i wynosi najczęściej 20 lub 26 dni w roku.
Pracodawca musi dopilnować udzielenia zaległego wypoczynku i może samodzielnie wyznaczyć termin jego rozpoczęcia.
